El PDF y el envío al cliente
El PDF con el color y los datos de Andes Software, la casilla desde la que salen las cotizaciones y el proceso Send quote: revisar los datos, revisar el PDF y mandar el email sin salir del CRM.
La cotización aprobada está lista para salir. Antes de mandarla, una sola vez, le ponés la identidad de Andes Software al PDF y elegís desde qué casilla salen las cotizaciones. Después, enviar es un proceso guiado de tres pasos.
Ponele tu marca al PDF
CPQ SettingsQuote PDFEn la sección Quote document:
- PDF template: Quote PDF, el que trae CPQ. Si armás uno propio, se elige acá.
- Brand color: el color de Andes Software. Pinta la banda de arriba, los rótulos y la línea de los totales.
- Logo URL: la dirección de tu logo. Tiene que ser pública: el PDF lo arma un navegador en el servidor, sin tu sesión, y un logo detrás de un login sale en blanco.
- Company name:
Andes Software S.A. - Company details: un dato por renglón, por ejemplo la dirección, el CUIT y el email de ventas.
- Footer note:
Gracias por elegir Andes Software.El número de cotización se imprime igual.
Save.
Elegí la casilla de envío
CPQ SettingsEmailEn Send quotes from, elegí la casilla de ventas de Andes Software y Save. Las respuestas del cliente vuelven al CRM y quedan en la cotización, no en la casilla personal de Tomás. Si todavía no tenés casillas propias, las cotizaciones salen de la casilla por defecto del workspace (el recorrido de Email explica cómo sumar la tuya).
Mirá el PDF antes de mandarlo
En la cotización, Download PDF en el encabezado. Descarga el PDF y además lo guarda en Attachments (“PDF saved to the quote”), con fecha y hora en el nombre: cada descarga es una foto de ese momento.
El PDF trae la banda de color, el emisor arriba a la izquierda, número y fechas a la derecha, el cliente (Prepared for), las líneas con lo elegido y el descuento debajo de cada una, los totales con el IVA discriminado y las condiciones.
Mandala con Send quote
Send quote en el encabezado abre un proceso de tres pantallas:
- “1. Check what you are about to send”: número, cuenta, total, vigencia y estado. Si una regla sugiere algo que falta, aparece Usually quoted together con el mensaje de la regla. No frena el envío. Botón The details are right; mientras arma el PDF dice “Building the PDF…”.
- “2. This is the PDF the customer will get”: el documento, tal cual va a llegar. Botón The document is ready.
- “3. Write the email and send”: el email ya redactado con el PDF adjunto. Para viene con el email de la cuenta, si lo tiene; cambialo por el de quien decide en el cliente. El Asunto dice “Quote”, el número y la cuenta, y el cuerpo, en inglés, trae el resumen, el total y el botón View & accept online. Podés editar todo antes de mandarlo. Enviar.
Leé el cierre
La última pantalla dice The quote is on its way y, si todo salió bien, All set: la cotización quedó en Sent y el PDF enviado está en Attachments. Si algo no se pudo hacer, lo dice ahí mismo con el motivo. Done cierra.
En la página de la cotización, el camino marca Sent y Customer conversation muestra el email enviado. Cuando el cliente responda, su respuesta aparece ahí y en la oportunidad, y se le avisa al dueño de la cotización.
Si la cotización se mandó por otro medio (en mano, por un portal de compras), Mark as sent la pasa a Sent sin mandar nada. Ojo: ese camino no revisa las reglas del catálogo. Si querés que el cliente acepte online, pasale el link de Copy public link (próximo capítulo).
CPQ no trae firma electrónica. Si tus contratos la necesitan, el conector DocuSign del Marketplace suma un proceso Send for signature que un administrador agrega al encabezado de la página que quiera, por ejemplo la de la cotización.
Cómo saber que te salió
- La cotización está en Sent y su Customer conversation tiene el email.
- En Attachments hay un PDF enviado, además del que descargaste antes.
- En la casilla a la que lo mandaste llegó el email con el PDF adjunto y el botón View & accept online.
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