Carpetas: quién ve cada reporte
Public, My Private Reports y carpetas propias: crear la carpeta Comercial, darle acceso a un permission set o a una persona, mover reportes y entender qué decide quién ve qué.
Todo reporte vive en una carpeta, y la carpeta decide quién lo ve. No hay un “compartir” por reporte: el botón Compartir del visor aparece apagado a propósito. Para compartir un reporte, lo ponés en una carpeta que vea quien tiene que verlo.
Las carpetas que ya existen
- Public: la ven todos los que tienen acceso a Reportes. Crear reportes adentro pide nivel Editor en la carpeta.
- My Private Reports: una por persona. Es donde caen los reportes nuevos si no elegís otra carpeta. El resto del equipo no la ve.
Ninguna de las dos se puede renombrar, borrar ni configurar: no tienen menú de acciones. Lo que sí podés crear son carpetas propias, con sus permisos.
Quién tiene acceso a Reportes. Hoy, el permiso para entrar a Reportes viene con el permission set System Admin, y el editor de permission sets todavía no lo ofrece para darlo por separado. En la práctica, las carpetas ordenan y comparten reportes entre administradores; además, quien tiene System Admin puede abrir cualquier carpeta, incluidas las My Private Reports de los demás. Para que los vendedores vean números, el camino es un tablero con Graphs: lo armás en el capítulo siguiente.
Creá la carpeta Comercial
Nueva carpeta raíz
En Reportes, junto al título Carpetas, hacé clic en el ícono de carpeta con un + (Nueva carpeta raíz). En el diálogo Nueva carpeta, Nombre: Comercial. Botón Crear.
La carpeta aparece en el árbol, entre Public y My Private Reports.
Sus acciones
Pasá el mouse por Comercial: aparecen un + (Nueva subcarpeta) y ⋯ con Renombrar, Compartir y permisos y Eliminar carpeta. Una carpeta sólo se puede eliminar vacía, sin reportes ni subcarpetas.
Permisos
⋯ → Compartir y permisos. El diálogo Permisos · Comercial tiene dos listas: Permission sets y Usuarios. Con Agregar elegís a quién, con qué Nivel y si el permiso Cascadea a subcarpetas:
- Viewer: entra a la carpeta y abre los reportes.
- Editor: además crea, edita, mueve y borra reportes adentro, crea subcarpetas y cambia estos permisos.
En la lista de Usuarios, cada persona tiene Validar acceso: te dice si de verdad llega a la carpeta o en cuál se traba.
Para Andes Software alcanza con dejarla sin permisos propios: Lucía, como System Admin, la ve igual. Cerrá con Cerrar.
Cómo se combinan los permisos de carpetas anidadas
Si armás subcarpetas (Comercial / 2026 / Ganadas), dos reglas deciden el acceso:
- Hay que poder llegar. Para abrir una subcarpeta necesitás acceso a cada carpeta de arriba. Si alguien pierde acceso a Comercial, pierde todo lo que cuelga de ella.
- La carpeta con permisos propios manda. Una subcarpeta sin permisos propios hereda los de arriba que tengan Cascadear a subcarpetas. Si le cargás permisos propios, reemplazan a los heredados: no se suman.
Mové los reportes
Desde el visor
Abrí Pipeline por etapa, ⋯ → Mover a…. El diálogo muestra el árbol de carpetas, con Actual al lado de donde está hoy. Sólo se pueden elegir carpetas donde tenés Editor. Elegí Comercial y Mover.
Desde la lista
En My Private Reports, pasá el mouse por la tarjeta de Pipeline por vendedor, ⋯ → Mover a…, Comercial, Mover. Repetí con los otros dos.
Después de moverlo, el reporte sigue diciendo Privado en su tarjeta y en el visor, aunque ya esté en una carpeta compartida. Ese badge hoy no se actualiza al mover: lo que decide quién lo ve es la carpeta. Lo mismo pasa con el selector Visibilidad (Privado / Tenant) del Inspector del constructor: cambia el badge, no el acceso.
Los reportes que instala un paquete (por ejemplo, la carpeta Fundraising Analytics) llevan el badge Gestionado y no se editan: el visor ofrece Ver definición, para leer cómo están armados, y Clonar, que crea una copia tuya editable en la misma carpeta.
Cómo saber que te salió
- En el árbol, hacé clic en Comercial: están las tarjetas de los reportes que moviste. My Private Reports quedó vacía.
- Abrí Pipeline por etapa, ⋯ → Mover a…: ahora la etiqueta Actual está al lado de Comercial. Cerrá con Cancelar.
- ⋯ → Eliminar carpeta sobre Comercial, con los reportes adentro: en lugar de borrarla, el diálogo avisa que no está vacía y que muevas o elimines su contenido primero.
¿Llegaste al resultado de arriba?