Una conversación, varios registros
Vincular una conversación de email al caso, la oportunidad y la cuenta, quién la ve después de vincularla y cómo quitar un vínculo.
Una conversación es un hilo de emails: el primero y todas sus respuestas. Cada conversación puede estar vinculada a varios registros, y se ve completa desde cualquiera de ellos. Así la historia con un cliente se reconstruye desde la cuenta, desde la oportunidad o desde el caso, sin copiar nada.
De dónde salen los vínculos:
- Al mandar un email nuevo desde una ficha, la conversación queda vinculada a ese registro.
- A mano, con Vincular registro, como hace Bruno.
- Los paquetes lo hacen solos: al mandar una cotización de CPQ, la conversación queda vinculada a la cotización, su oportunidad y su cuenta; al aceptarla, también al contrato.
Un email que entró y abrió un caso se ve en ese caso, pero todavía no tiene ningún vínculo guardado. Eso importa en el primer paso.
Abrí la conversación en el caso
Abrí el caso Presupuesto folletería y, en la tarjeta Emails, hacé clic en la conversación. Arriba de los emails aparece la fila Vinculada a, con un chip por registro y el botón + Vincular registro. En una conversación que entró por email, la fila está vacía.
Vinculá primero el propio caso
+ Vincular registro. En el selector, elegí Case; en Buscar registros…, escribí Presupuesto y elegí Presupuesto folletería. Aparece el chip del caso, con ”· este registro”.
Este paso es por un error conocido de Nxar: si a una conversación que entró por email le vinculás otro registro sin vincular antes el caso, desaparece de la tarjeta del caso. Con el caso vinculado, eso no pasa. Responder desde el caso no alcanza: una respuesta no agrega vínculos.
Vinculá la oportunidad y la cuenta
+ Vincular registro otra vez: Opportunity, buscá Folletería y elegí Folletería otoño. Repetí con Account y la cuenta del cliente. Los registros que ya están vinculados aparecen en la lista con la marca Vinculado y no se pueden elegir.
Quién la ve
Una conversación la ve quien puede ver cualquiera de sus registros vinculados, además de quien mandó alguno de sus emails. El aviso del popover lo dice: vincular una conversación a un registro hace que todos los que ven ese registro pasen a verla. Por eso solo podés vincular registros que vos mismo podés abrir.
Un ejemplo: si las oportunidades de Bruno son privadas y la cuenta del cliente la ve todo el equipo, vincular la conversación a la cuenta la abre para todo el equipo, aunque nunca hayan podido ver la oportunidad. Antes de vincular la charla con un cliente a un registro que ve mucha gente, pensá si su contenido es para todos ellos.
Esto es lo que define el acceso. Para que alguien vea la conversación en la tarjeta Emails, además vale la limitación del capítulo anterior: hoy la tarjeta solo lista conversaciones a quien tiene todos los permisos del sistema.
Quitar un vínculo
Pasá el mouse por un chip de Vinculada a: aparece una ×. Al hacer clic, Nxar pregunta “¿Quitar el vínculo con …?” y explica que la conversación va a dejar de verse desde ese registro. Quitar vínculo la saca de ahí; la conversación no se borra y sigue en los demás registros.
Con la conversación cerrada, la tarjeta muestra al lado del asunto chips chicos con los otros registros donde también está; el registro en el que estás parado no aparece.
Los vínculos son de la conversación entera, no de un email suelto: no se puede mandar un mensaje de un hilo a un registro y el resto a otro.
Cómo saber que te salió
- En el caso Presupuesto folletería, la conversación muestra en Vinculada a los chips del caso (con ”· este registro”), de Folletería otoño y de la cuenta.
- Abrí la oportunidad Folletería otoño: en su tarjeta Emails está la misma conversación, con los mismos emails.
- En la oportunidad, quitá el vínculo con la cuenta: la conversación sigue en la oportunidad y en el caso, y ya no aparece en la tarjeta de la cuenta.
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