Recibir: de email a registro
Qué registro crea cada email nuevo, qué campos completa, a quién se asigna, cómo se reconoce una respuesta y qué queda guardado.
La pestaña Routing de la inbox decide qué pasa con cada email nuevo: en qué entidad se crea el registro, de quién es y qué campos trae completos. Las respuestas no pasan por ahí: se reconocen solas y se suman a su conversación.
Abrí el routing de la inbox
ConfiguraciónEmailSetupInboxesHolaRouting- Entidad por default: Case, la que elegiste al crearla.
- Owner por default: elegí a quien atiende a los clientes. En Estudio Norte, Bruno. Es el dueño de cada caso que se crea, y de los contactos nuevos. Al crear la inbox viene puesto quien la creó.
Completá los campos del caso
Valores default por campo es una lista de pares campo ← valor. La inbox creada desde Crear inbox trae dos:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Subject | {{email.subject}} |
| Description | {{email.body_text}} |
Falta la más importante para Bruno: el contacto. Hacé clic en Agregar campo, elegí Contact en la columna de la izquierda y en el valor escribí {{email.from_contact}} (o hacé clic en el botón {} del costado y elegilo de la lista). Después, Guardar.
Sin esa línea, Nxar igual busca o crea el contacto del remitente, pero no lo asocia al caso: el caso queda sin contacto.
Los tokens
Un valor puede ser texto fijo (High en Priority), un token, o una mezcla (Web: {{email.subject}}). Los tokens son estos:
| Token | Es |
|---|---|
{{email.subject}} | El asunto |
{{email.body_text}} | El cuerpo en texto, sin la parte citada de emails anteriores ni la firma |
{{email.body_html}} | El cuerpo HTML, tal cual llegó |
{{email.from}} | La dirección del remitente |
{{email.from_name}} | El nombre del remitente |
{{email.from_contact}} | El contacto encontrado o creado (para un campo de relación con Contact) |
{{email.received_at}} | Cuándo llegó |
Si un token solo da vacío (un email sin asunto), ese campo no se carga. Y el registro pasa por la misma validación que si lo creara una persona: si falta un campo obligatorio, no se crea, y el email queda en el Audit Log con el motivo. Subject es obligatorio en Case; el caso de uso del email sin asunto cuenta cómo cubrirlo.
Si cambiás la Entidad por default, la lista de valores se vacía: cada entidad tiene sus campos. Volvé a cargarla antes de guardar.
Como el caso se crea igual que uno cargado a mano, también disparan las automations de Case con operación Crear. Lo usa el caso de uso del acuse de recibo.
El contacto
En la pestaña Contacts:
- Crear Contact automático: si la dirección del remitente no es de ningún contacto, se crea uno con su nombre y su email. Viene tildado.
- Matchear contact por: Email exacto (el que viene) o Email o dominio (fallback), para clientes que escriben desde varias direcciones de su empresa. Tiene una trampa con los dominios de Gmail o Hotmail: está en los casos de uso.
Cómo se reconoce una respuesta
Cuando mandás un email desde el CRM, sale con una dirección de respuesta propia de ese email (reply+…@<tu-slug>.inbound.nx-ar.com). Si el cliente contesta, su respuesta llega ahí y Nxar sabe exactamente a qué conversación pertenece. Si el cliente contesta a otra dirección que también llega a Nxar (por ejemplo, a hola@ con el reenvío), Nxar todavía la reconoce por los encabezados que todo email de respuesta trae, los que dicen a qué mensaje contesta.
Una respuesta se suma a la conversación y no crea otro caso. Un email nuevo del mismo cliente, sin responder a nada, sí abre un caso nuevo, aunque tenga el mismo asunto.
Estrategia de match y Política para records cerrados, en esta misma pestaña, hoy no cambian nada: una respuesta siempre se suma a su conversación, y si el caso ya estaba cerrado no se reabre ni se crea otro, aunque diga “Reabrir el record”. Si Bruno necesita enterarse de las respuestas a casos cerrados, armá una automation o revisá la tarjeta Emails del caso.
De los adjuntos de un email entrante, hoy Nxar guarda solo el nombre y el tamaño, no el archivo. Con una inbox de reenvío el original sigue en tu casilla: el adjunto se descarga de ahí.
Cómo saber que te salió
- Desde un Gmail personal, mandá a
hola@estudionorte.com.ar(o a la dirección de Support, si todavía no configuraste el reenvío: Support ya trae los tres campos, y su owner es quien creó el workspace) un email con asuntoPresupuesto folleteríay algo de texto. - En Cases aparece Presupuesto folletería: Description con tu texto, Contact con tu nombre y, de Owner, el que elegiste en la inbox. En Contacts está tu contacto.
- En la tarjeta Emails del caso está tu email, con la etiqueta
inbound.
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