Email: tu casilla dentro del CRM
Inboxes, reenvío desde tu casilla, cómo cada email entrante crea o se suma a un registro, mandar y responder desde la ficha, conversaciones vinculadas a varios registros, plantillas, el Audit Log y cómo te ve el cliente.
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Estudio Norte es una agencia chica de diseño y marketing. Carla administra el workspace de Nxar; Bruno es ejecutivo de cuentas y lleva la relación con los clientes. Hoy los emails viven en las casillas de cada uno. En este recorrido vas a armar con ellos:
- una inbox que recibe lo que llega a la casilla real de la agencia, sin tocar su email;
- el routing: cada email nuevo crea un caso con el asunto, el texto y el contacto ya cargados, y cada respuesta se suma a su conversación;
- mandar y responder desde la ficha de un cliente, con las respuestas volviendo solas al CRM;
- conversaciones vinculadas a varios registros: el caso, la oportunidad, la cuenta;
- plantillas con variables para los emails que manda una automation;
- el Audit Log: qué pasa con un email que no se pudo procesar y cómo recuperarlo;
- y cómo te ve el cliente: el remitente, el nombre que aparece y qué hace un dominio propio.
Todo usa entidades estándar (Case, Contact, Account, Opportunity). Lo que depende de afuera de Nxar (la regla de reenvío en tu proveedor de email, los registros DNS de un dominio) está explicado con los datos exactos que vas a cargar, y con una forma de probar lo demás sin eso.
Necesitás ser administrador del workspace: las secciones de Configuración → Email → Setup solo aparecen con el permiso para administrar inboxes. Cada recorrido nombra las entidades estándar como aparecen en tu workspace, que puede ser en inglés (Case, Contact, Subject).
Si tu workspace tiene Pulse, el contact center de Nxar, lo de este recorrido sigue valiendo: Pulse se apoya en estas mismas inboxes. El primer capítulo cuenta dónde termina el email y empieza Pulse, que tiene su propio recorrido.
Paso a paso, en orden.
Cada capítulo deja algo funcionando y termina con cómo comprobarlo.
- 1
Qué hace el email en Nxar
Inboxes, el camino de un email que entra y el de uno que sale, dónde se configura cada cosa y dónde termina el email y empieza Pulse.
- 2
Conectar la casilla de la agencia
Los cuatro tipos de inbox, cuál conviene si tu email ya vive en Gmail o Microsoft 365, y una inbox de reenvío para hola@estudionorte.com.ar paso a paso.
- 3
Recibir: de email a registro
Qué registro crea cada email nuevo, qué campos completa, a quién se asigna, cómo se reconoce una respuesta y qué queda guardado.
- 4
Mandar y responder desde la ficha
La tarjeta Emails de un registro: redactar, elegir destinatarios, responder, borradores, estados de entrega y por qué inbox sale cada email.
- 5
Una conversación, varios registros
Vincular una conversación de email al caso, la oportunidad y la cuenta, quién la ve después de vincularla y cómo quitar un vínculo.
- 6
Plantillas de email
Crear una plantilla HTML con variables, quién la usa (automations, Steppers, paquetes), las reglas para que se vea bien en Gmail y qué hace hoy Email Defaults.
- 7
Emails sin ruta: el Audit Log
Qué pasa con un email que no se pudo procesar, qué significa cada error, cómo reintentarlo, los filtros de la inbox y los rebotes de lo que mandaste.
- 8
Cómo te ve el cliente: remitente y dominio
El nombre y la dirección que ve el cliente, el Display name de la inbox, verificar un dominio propio con sus dos registros DNS, y qué hace hoy la configuración general de email.