Automations: que el CRM trabaje solo
Disparadores, condiciones, referencias, fórmulas, reglas antes de guardar, loops, emails y logs, contados con un equipo comercial que deja de hacer a mano lo que se repite.
- 9capítulos
- 114 minen total
- 4casos de uso
Andes Software vende licencias de software a empresas medianas. El equipo comercial es chico: Lucía, la gerenta, y vendedores como Tomás, que llevan sus oportunidades en Nxar. Cada vez que se gana un negocio pasa lo mismo: alguien tiene que acordarse de crear la tarea de arranque, avisarle a Lucía si el negocio es grande y mantener al día cuánto queda abierto con cada cliente. Cuando el mes viene cargado, alguna de esas cosas se olvida.
En este recorrido vas a armar con ellos automations que hacen ese trabajo solas, sin escribir código:
- una tarea de primer contacto apenas se carga una oportunidad;
- una tarea de kickoff cuando se gana, con más prioridad si el negocio es grande;
- la probabilidad de cada oportunidad calculada según su etapa;
- una regla que no deja ganar una oportunidad sin monto;
- el total de lo que sigue abierto con cada cliente, recalculado solo;
- un email a Lucía cuando se gana un negocio grande;
- y, cuando algo no hace lo que esperabas, cómo leer los logs para entender por qué.
Todo se arma con entidades que tiene cualquier workspace (Opportunity, Task, Account, Case, Contact), así que podés seguirlo en el tuyo. Cada capítulo deja algo andando y termina con una forma concreta de comprobarlo.
Necesitás ser administrador del workspace (el permiso para administrar automations). El plan Free admite 5 automations y este recorrido arma cinco, más una por cada caso de uso: con los 14 días de prueba de un workspace nuevo entran todas. Si estás en Free, desactivá o borrá las de los capítulos que ya probaste.
Las entidades estándar pueden figurar en inglés en tu workspace (Opportunity, Stage, Won). En este recorrido las nombramos tal como aparecen ahí.
Paso a paso, en orden.
Cada capítulo deja algo funcionando y termina con cómo comprobarlo.
- 1
Qué es una automation
Los tres tipos de automation, la diferencia entre correr antes o después de guardar, con qué identidad corre y cómo se ve el builder.
- 2
Tu primera automation
Cada oportunidad nueva crea sola una tarea de primer contacto para quien la cargó.
- 3
Condiciones
Cuando una oportunidad se gana, se crea una tarea de kickoff, con prioridad alta si el negocio es grande. Ramas, Default, Y y O.
- 4
Referencias y variables
Usás datos del registro, de sus relaciones y de quien guardó en los textos de la automation, y reemplazás un número fijo por una constante.
- 5
Fórmulas: calcular antes de guardar
La probabilidad de cada oportunidad se calcula sola según su etapa, con una automation que corre antes de guardar y una fórmula.
- 6
Frenar un guardado
Una oportunidad no se puede pasar a Won sin monto: una automation antes de guardar lo detecta y corta el guardado con un mensaje claro.
- 7
Recorrer registros relacionados
Cada cuenta muestra cuánto suma lo que sigue abierto con ella: una automation trae sus oportunidades, las recorre con un loop y guarda el total.
- 8
Mandar un email
Cuando se gana un negocio grande, Lucía recibe un email con la oportunidad, el cliente, el monto y quién la ganó.
- 9
Cuando algo no anda: los logs
Cada ejecución queda registrada paso a paso. Aprendés a leer los logs y a encontrar por qué una automation no hizo lo que esperabas.
Lo mismo, aplicado a otros problemas.
Un caso crítico arranca en curso
Cuando entra un caso con prioridad Critical, se guarda directamente en In progress, sin que nadie tenga que cambiarle el estado.
Que una oportunidad cerrada no se reabra
Una oportunidad en Won o Lost no puede volver a una etapa abierta: el guardado se frena con un mensaje que explica qué hacer.
Completar la cuenta de un caso desde su contacto
Si un caso se carga con contacto pero sin cuenta, toma la cuenta del contacto antes de guardarse.
Avisarle al contacto cuando se cierra su caso
Cuando un caso pasa a Closed, su contacto recibe un email que se lo confirma, solo si tiene email cargado.